Можно смело предположить, что лишь единицы строят планы с нового года сотворить величайшее зло. Как правило, цели, которые рождаются под аккомпанемент петард и фейерверков, добрые, правильные и конструктивные. Жаль только, что большинство из них так и остаются нереализованными проектами. Потому что «не так сильно хотелось», потому что «обстоятельства», потому что «не хватило сил» — причин может быть множество.

Мы решили рассмотреть актуальную для многих тему грамотного планирования сразу с нескольких сторон, пригласив к разговору психолога и бизнес-консультанта. Попробуем понять, что такое планы, как они меняют нашу жизнь и что делать для того, чтобы напротив каждого пункта в наших ежедневниках стояла галочка «Выполнено».

Что путает наши планы

Вначале разберемся с теоретической частью вопроса. Для этого мы обратились к психотерапевту Константину Минкевичу.

---

— Часто ли вы сталкивались с людьми, которые живут вообще без планов?

— Представить себе человека без грубой патологии, который совершенно не строит планов на свою жизнь, сложно. В той или иной мере мы все планируем, но, если говорить о том, в какой степени и каким образом, здесь все может быть по-разному. Планирование может быть краткосрочным и долгосрочным, продуманным и поверхностным, интуитивным и системным. Человек, который говорит «Я собираюсь заработать миллиард», скорее всего, планирует получить эти деньги. Но можно ли считать это полноценным планом?

То есть людей, которые не заглядывают в будущее, я не встречал. А вот людей, которые, представляя это будущее, как правило, не видят его в подробных деталях, достаточно много.

— Часто ли люди, которые обращаются к вам за помощью, жалуются на проблемы с планированием? О чем говорят такие жалобы?

— Проблема с планированием крайне редко становится некой самостоятельной проблемой, запросом, ради которого идут к психотерапевту. Это скорее одна из граней другой, более обширной проблемы.

Здесь мы не будем рассматривать случаи, которые можно назвать клиническими, потому что единственным верным ответом на вопрос, что с ними делать, станет «Немедленно обратитесь к специалисту». Это касается тяжелых форм депрессивных и тревожных расстройств и так далее. Но давайте поговорим об отклонениях, которые не так далеко отошли от условной «нормы».

Неспособность планировать — это точно не диагноз.

Но у человека может не быть планов потому, что у него депрессия. Если картина мира безнадежна, то планирование с точки зрения находящегося в депрессии не имеет смысла. Логика примерно такая: «Я живу плохо и буду жить плохо дальше. Зачем строить планы о том, как именно плохо жить?»

Депрессивная безнадежность, на самом деле, сама по себе ни на чем не основана. Но многие свои действия, в том числе и планирование, человек будет пропускать через призму этой безнадежности, которая все обесцвечивает и обесценивает.

При тревожных расстройствах картина в чем-то похожая, а в чем-то обратная. С одной стороны, тревожный человек очень много думает о будущем: что с ним произойдет, что может пойти не так, как подумают люди, по каким причинам все может рухнуть. При этом, предвосхищая наступление разнообразных неприятностей, они живут не в полной безнадеге (как депрессивные люди), но в ожидании надвигающейся катастрофы.

Планирование при этом очень подчинено тревожным переживаниям, большая его часть направлена на упреждение разнообразных неприятностей. При таком подходе планирование очень осторожное, многие достижения, возможность которых очевидна для нетревожного человека, уходят в «серую зону», их не принимают в расчет, заранее предвосхищая провал. При этом все, что вне фокуса тревожного внимания человека, может планироваться и реализовываться вполне нормально.

Хочу рассказать еще об одном интересном феномене. При прокрастинации у человека нередко искажается фокус внимания. То есть события и перспективы, которые находятся в ближайшем будущем, затмевают видение более отдаленных перспектив. У таких людей укорачивается горизонт планирования, и они фокусируются на последствиях и ощущениях, которые могут случиться в ближайшее время.

Это ярко проявляется при зависимом поведении, когда человек понимает, что фундаментально употреблять алкоголь вредно, но не может отказать себе в удовольствии выпить прямо сейчас: потому что хорошо будет сейчас, а вред будет нанесен «когда-то».

То же самое с прокрастинацией. Многим проще сейчас позалипать в соцсети, потому что это принесет мгновенное удовольствие, а недоделанный проект — это неприятность, находящаяся в трудно осознаваемом «через полгода».

— Есть ли какие-то инструменты или способы абстрагироваться от такого искаженного взгляда на будущее?

— На самом деле, нет никакого волшебного рецепта, который вас удивит. Здесь реально очень помогает банальное составление плана — в любом удобном виде. Облеките его в «физическую форму». Составляя план и решая, что делать, а что — нет, опишите для себя долгосрочные и краткосрочные перспективы «делания» и «неделания». Например: «Когда через полгода я закончу большой проект, который мне только поручили, я получу премию, уважение, возможное продвижение по службе, прибавку к зарплате».

И наоборот: «„Забив“ на проект, я получу сегодня возможность потусоваться друзьями, посмотреть ролики в TikTok, выпить пива и так далее». Возможно, это позволит перераспределить для себя ценности и перспективы. Причем это не означает, что надо полностью отказаться от мелких удовольствий, их просто надо подчинить плану, сделать его частью.

При депрессивных настроениях мы всегда найдем десяток-другой подтверждений, почему действительно браться за любое дело не имеет смысла. Это свойство нашей психики. Поэтому полезно задуматься о том, есть ли какие-то причины полагать, что задуманное все-таки будет реализовано. Возможно, ты делал это раньше и получалось, или получилось у кого-то другого. Возможно, это дело вообще вполне обыденное, и уже множество людей вокруг (не умнее тебя!) его успешно реализовали.

В случае тревожности полезно помнить, что, планируя мы думаем о будущем. Знать его точно мы не можем, только предполагаем, но это точно не значит, что оно обязательно плохое. Так пугающие нас «неожиданности», которые не получается контролировать, в равной степени случаются как отрицательные, так и положительные.

А еще важно понимать, что сколько бы мы ни думали о вероятностях успеха или неуспеха, понять наверняка, что произойдет, сможем, только когда начнем делать.

Помимо всего прочего, важно помнить, что план — это всего лишь предположение, намеченный маршрут. И совершенно нормально корректировать его в зависимости от возникающих обстоятельств. Для людей в тревожном состоянии планы, которые не исполнены идеально, — это провальные планы. Их даже составлять не хочется.

Мозг ленится заглядывать в будущее

— Услышал недавно интересную мысль о том, что люди сильно переоценивают то, что могут сделать за несколько недель, но крайне недооценивают, что можно достигнуть за несколько лет. Почему людям свойственно с большей готовностью планировать на короткий срок, чем на длительный?

— Краткосрочное планирование более комфортное для нашей психики, поэтому проблема прокрастинации широко распространена, а истории про то, что человек живет долгосрочными планами, не обращая внимания на «здесь и сейчас», встречаются намного реже.

Несмотря на все могучие возможности нашей психики, все вещи, связанные с долгосрочным планированием, подсчетами, оценками, коррекцией ошибок, даются не так легко, потому что требуют целенаправленной работы, физических и ментальных усилий мозга. Они контринтуитивны и неавтоматичны.

Между тем мы не замечаем, что большое количество вещей делаем на «автомате» — таким образом мозг сохраняет энергию, и он, в принципе, намерен при такой возможности жить в таком режиме как можно больше. Он стремиться использовать простые, заготовленные решения, интерпретацию, не занимаясь поиском альтернатив.

Мы хорошо представляем обозримое будущее — от дней до недель вперед. А вот будущий год мы видим, как правило, достаточно абстрактно. Если не намечается каких-то серьезных потрясений, мы скажем, что все будет примерно так же, как и сейчас. Для того чтобы манипулировать вероятностями развития событий, требуется приложить усилия: оценить перспективы, себя в этой перспективе и так далее.

— Долгосрочное планирование — это врожденный скил человека или его можно развить?

— Я думаю, и то и другое. Предрасположенность к долгосрочному планированию имеет наследственную обусловленность. С другой стороны, это не отменяет того, что мы можем эти врожденные особенности изменять в нужную нам сторону. Возможно, для этого потребуется больше усилий, чем для тех, кого «природа наградила», но это возможно. Приобретать эти навыки очень просто: надо пробовать. Навык — это то, что «прокачивается».

— Почему так важно все записывать?

— Здесь стоит отметить два аспекта. Первый — процесс нашего мышления не так строен, как мы его себе воображаем. Оно довольно аморфное, нечеткое, в нем не так много продуманности и структуры. Когда мы переходим к устной речи, она становится более четкой, потому что нам надо формулировать слова, помещать их в законченные мысли. Но если просто стенографировать то, как говорит обычный человек (за исключением выдающихся ораторов), мы увидим, что все же остаемся достаточно косноязычными. Мы говорим неполными фразами, соскакиваем с мысли на мысль и так далее.

Самая систематизированная мысль — облеченная в письменную форму. Потому что тут уже не забалуешь — приходится создавать предложения (существуют в рамках определенных логичных правил). То есть, когда человек пишет, он наиболее четко структурирует свои мысли.

Второй аспект — записанное не забывается. Например, я сидел у окна, ковырялся в носу и придумал отличную идею. Прошло два часа, помню окно, нос, что был инсайт, а вот саму мысль не помню. Если мысль записана, я всегда могу к ней вернуться. Может быть, она окажется бредом. А может быть, и нет.

Не цель, а средство его достижения

А теперь что такое планирование с точки зрения бизнесмена-практика. Поможет нам в этом управляющий партнер Международной академии человеческого капитала IHCA Сергей Колесников. Он уже 20 лет руководит крупными компаниями в России и Беларуси, а последние годы помогает бизнесам разного масштаба реализовать свои планы в жизнь.

---

— Почему, на ваш взгляд, планирование так важно?

— Достаточно распространенная ошибка видеть в планах нечто законченное, самодостаточное. Хотя на самом деле это лишь первая стадия процесса. Важно не планирование, а то, что мы хотим с его помощью достичь. Сам по себе план, без четкого понимания цели — фактически пустой звук. Но, с другой стороны, любая сложная, многоступенчатая цель будет реализована быстрее, качественнее и осознаннее только при наличии хорошего плана. Можете относить эту обоюдную закономерность как к рабочим проектам, так и к бытовым.

Кто-то считает: хочешь рассмешить бога — расскажи ему о своих планах. Люди уверены, что движутся к цели интуитивно, короткими шагами. Но это тоже план. К примеру, в технологии Scrum используется гибкое планирование и пошагово определяются только спринты, и в ситуации частых изменений это оправдано. А кто-то определяет конечную цель, дедлайн которой может быть достаточно далеко по времени (например, полгода), и расписывает, что сделать помесячно. Как видите, подходы совершенно разные, но все они про то, что к цели мы идем осознанно.

— А если не планировать вообще?

— В корпоративной жизни это невозможно. К цели ты идешь не один, а командой. И вся команда должна понимать и куда идти, и как. Иначе функциональный рассинхрон, который потом приходится склеивать.

Но могу представить себе подобную ситуацию в личной жизни. Ведь у некоторых людей действительно, кажется, нет ни целей, ни планов. Как правило, выглядит это печально. Поэтому, наверное, жить без планов можно, но стоит ли оно того?

— Почему планы, которые мы строим на новый год, в большинстве случаев не срабатывают?

— А вы уверены, что мы строим планы? Или на самом деле просто мечтаем? Прекрасная традиция — написать на бумажке цель, потом сжечь и пепел выпить с шампанским. Это такая древняя управленческая технология «Авось сбудется». Работает то, чем мы управляем. Если мы отдаем управление «судьбе», то я не могу за это ответить. Нужно спросить у «судьбы», почему что-то не срабатывает из загаданного под новогодней елкой.

— Постановка целей и планирование — почему они взаимосвязаны?

— Я как раз сегодня провожу стратегическую сессию у клиента. Это делается для того, чтобы связать цель бизнеса (собственника, CEO компании, сотрудников) с тем, как эту цель команда будет достигать. На сессию мы собрались уже третий раз в узком составе — только первые лица компании. Почему так часто? Потому что руководство должно для себя точно определить, чего хотят от бизнеса. Это про видение и финансовые стратегические цели.

После того как руководство обоснует (прежде всего для себя), насколько цель реалистична, можно включать технологию планирования, когда сотрудники начинают расписывать, что они должны сделать на рынке (как будут работать, с какими товарами, услугами), как они должны отстроить внутренние процессы, чтобы клиенты были довольны, чему обучать персонал и так далее. Таким образом, успешная команда работает, плотно связывая цели и планирование, постоянно задавая себе вопрос: «Для чего я это буду делать и как это повлияет на мою конечную цель?»

— Распространенная ситуация: я все запланировал, но никогда не успеваю. Что происходит, если работа регулярно занимает больше отведенного времени?

— Надо разобраться с причинами. Если вы «оптимист» планирования, то, разрабатывая план, нужно сознательно закладывать больше времени на каждую операцию. Я обычно советую добавлять «майонез» в план. Это по 15—30 минут к каждой задаче, которые будут страховать в случае, если вы будете не успевать. Это на самом деле не шуточный вопрос, ведь обязательные люди часто оказываются вот из-за такого планирования впритык в постоянном стрессе. Это плохо.

Второй вариант — когда не успевает человек из-за внутренней неорганизованности. Тогда — хронометраж рабочего дня. Смотреть — на что тратишь время и методично убирать «убийц» времени. «Не успеваю» — это симптом плохого тайм-менеджмента. И если ты думаешь о качестве своей жизни, то имеет смысл провести самодиагностику и выстроить себя таким образом, чтобы успевать все, что запланировано.

— Какую часть запланированного времени на завтра надо выделять на цейтноты и неожиданности?

— 25%. Это мой управленческий опыт. Наша команда, когда планирует неделю, никогда не забивает календарь на 40 рабочих часов. В плане задач у наших сотрудников должно быть максимум 30. Если больше, то мы не снижаем нормы на выполнение работ, а переносим часть работ в бэклог (лист ожидания).

10 часов — это «майонез», который мы используем на то, что может прилететь со стороны, на форс-мажоры и прочее. Более того, когда у сотрудника так планируется неделя и он сам расставляет приоритеты. Согласись, бывают ситуации, когда категорически не хочется что-то делать. А есть задача, которую выполнишь с удовольствием.

Когда тайминг по проектам позволяет, почему бы не делать то, что в этот момент нравится? Но опять-таки, это возможно, если в принципе распланированы задачи. Иначе ты будешь подсознательно выбирать то, что нравится делать, а не то, что приведет к желаемой стратегической цели.

— Какие самые эффективные приложения для составления планов вы бы порекомендовали?

— Самая эффективная программа для планирования — ваш мозг. Если человек понимает важность этого процесса и готов выделить на такую работу время, то, поверьте, он найдет в современном многообразии IT-инструментов удобные для себя. И для каждого это будет что-то отдельное, в зависимости от привычек и образа мышления. Идеальных инструментов, подходящих всем, нет. Списки задач можно составлять в «Битрикс24», «Google-календаре», Any.Do. Планирование задач — в проектах Trello, To Do List и так далее.

К примеру, мы запускали планирование проектов в «Битриксе». В какой-то момент показалось слишком сложно, и теперь мы используем банальные Google-таблицы с допусками для всех участников проекта. Повторю, что вообще не важно, какой инструмент. Вы его найдете точно, если захотите упорядочить свою личную жизнь или работу. Если вы работаете в ERP-системе, которую компания разрабатывает «под себя», то моя рекомендация: обязательно включайте блок планирования задач в разработку и запускайте. Это существенно повышает эффективность работы команды.

— Концепция «моделирования будущего» — это ерунда или одно из последствий грамотного планирования?

— Сегодня много информации про то, что мы можем программировать свое будущее: кто только об этом не говорит, и даже ученые, несмотря на то что каких-то достоверных исследований на эту тему я не встречал. При этом если такие установки помогают на самом деле выстроить мое поведение таким образом, что в итоге я достигну своих целей, то почему нет.

Да, я думаю о будущем, я его визуализирую, картинку, возникающую в голове, переношу на бумагу. И надеюсь, что я запускаю при этом программу поэтапного движения к своей цели. При этом я подстрахуюсь планом, который составлю в Google-таблице, и обязательно буду рассчитывать не на какую-то магию, а на свои силы и силы своей команды.

Поэтому перед новым годом я хотел бы порекомендовать вам завести новую традицию: 31 декабря в 23:45 вместо того, чтобы писать свои пожелания и сжигать их, раздайте гостям листы бумаги и фломастеры. Пусть каждый нарисует себя через год (какой он, в чем изменился, в чем прокачался, каких результатов достиг, как выглядит… и так далее). Не показывайте этот рисунок никому, но обязательно 1 января потратьте время на то, чтобы написать свой личный тайный план, что вы сделаете, чтобы ваша картинка-цель стала реально достижимой. И считайте это первым грамотным шагом к достижению цели. К чему это приведет? Все зависит только от вас.

Читайте также:

• «Скоро все поймут, что я ни на что не гожусь!» Разговор о синдроме самозванца, который многим портит жизнь
• «Тварь ли я дрожащая или право имею?» Почему люди редко просят прибавки к зарплате и как это делать правильно

Наш канал в Telegram. Присоединяйтесь!

Есть о чем рассказать? Пишите в наш телеграм-бот. Это анонимно и быстро

Перепечатка текста и фотографий Onlíner без разрешения редакции запрещена. ng@onliner.by