Не отправлять голосовых сообщений, не критиковать, не материться. Разбираемся в правилах деловой переписки

Достают по вечерам, пишут в выходные, записывают голосовые на пять секунд — знакомо? Кажется, вы работаете в компании, где коллеги не знают о корпоративной коммуникации. Этот сценарий не имеет развития: проговорить правила переписки никто не решается, в итоге все тихо бесятся, проклиная того парня, который любит отправлять по одному сообщению. А так быть не должно. Почему это нормально — игнорировать начальника по выходным, а также как маты в общем чате могут испортить вам репутацию, Onliner выяснил у старшего преподавателя кафедры технологий коммуникации и связей с общественностью БГУ Ксении Мартуль.

— Давайте определимся с самым простым. Писать в соцсетях «привет» малознакомому человеку — это нормально?

— Если мы школьники и пишем ровесникам, тогда это уместно. А если нам по 70 лет, это будет звучать очень странно. В том числе если вы будете тыкать старшему человеку, это будет неуважением к его возрасту. В принципе, «привет» негармонично звучит с обращением «вы» — это переход на другую ступень общения, куда нас еще не приглашали. Я же всегда, когда разговариваю с кем-то младше меня или тем, кто находится со мной не на одном уровне, говорю «здравствуй». В любом случае всегда уместно спрашивать о переходе с «вы» на «ты».

— Почта — уже пережитый этап. А куда писать по рабочим вопросам, в мессенджер?

— Да, если вам нужно достучаться до человека, а другие каналы связи заблокированы или недоступны. Здесь важно помнить об уважении. Не надо писать: «До вас невозможно дозвониться, а у меня важный вопрос», но и заискивать вроде: «Я отниму у вас минуточку времени» не стоит: вы его уже отняли. Скорее всего, вам придется пояснить в сообщении, откуда у вас появился номер мессенджера человека — вот это лишним не будет.

— Писать коллегам по работе в выходные — это в порядке вещей?

— Здесь все зависит от корпоративной культуры и вашего режима работы. Конечно, если возникают какие-то вопросы в нерабочее время, их лучше оставлять на понедельник. Но если это что-то важное, вы можете не уточнить, а потом будут проблемы, кто тогда будет виноват, что так получилось? Лучше всегда предварительно уточнить: будет ли удобно человеку, если вы напишете ему в выходные. Это же касается и ночных сообщений. Вообще, и начальство должно давать вам время на отдых, и вы ему. Когда человек решает рабочие дела в выходные, его мотивация падает.

— Что насчет эмодзи и стикеров — в рабочей переписке они уместны?

— Я не против эмодзи, они помогают сделать речь ярче. Поставить три смайла — это нормально. Тут главное — помнить о мере. Со стикерами тот же алгоритм действий, что и с эмодзи. В групповом чате из-за стикера вас могут не воспринять серьезно, мол, здесь же важные вопросы решаются. Иногда можно разрядить обстановку, отправив стикер в чат сотрудников, с которыми вы находитесь на одном уровне, но мемов не должно быть много.

— Теперь спрошу о настоящей боли — голосовых сообщениях. Старшее поколение их вообще не понимает, а младшее постоянно ими делится. Как найти баланс?

— Я думаю, многие видели огромное количество мемов вроде: «Хочешь заставить почувствовать человека глупым — отправь ему голосовое». Эти мемы связаны с тем, что люди хотят сэкономить ресурсы. Я бы рекомендовала отправлять голосовые только в экстренных ситуациях, когда вы очень заняты или бежите в метро, а ответить надо. Я знаю, что поколение Z любит использовать такие сообщения — они таким образом переговариваются. Нужно помнить, что если у вас сейчас получается поддерживать только такой контакт, то слишком много голосовых отправлять не надо.

— Если я написала человеку, а он прочитал и молчит, нужно о себе напоминать?

— Вот он молчит, а если только от него зависит решение вопроса? Поэтому нужно. Когда на первом этапе мы использовали все инструменты коммуникации, нужно подключать другие способы. Нет точного правила, сколько следует ждать ответа. Если время терпит, лучше напомнить на следующий день, если нет, можно написать после обеда. Но навязываться каждый час тоже не стоит.

— У меня есть коллега, он постоянно разбивает сообщения, отправляя по одному слову. Это нормально, что меня такое бесит?

— Пожалуйста, попросите вашего коллегу уважать других. У человека может быть включен звук, тогда каждое слово будет прилетать с уведомлением, другие будут чувствовать себя неловко. Разбивая сообщение на несколько маленьких, мы просто не задумываемся о нашем адресате. Бывают ситуации, когда люди в чате начинают выяснять отношения, кто-то начинает отправлять по одному сообщению. Наверное, таким образом ему хочется привлечь к себе внимание, но вряд ли многим это будет удобно.

— Давайте поговорим об общем чате. Иногда там люди начинают решать вопросы между собой. Это допустимо?

— Это нормально, если они решают проблему за 3—5 сообщений. Если же нужно говорить дольше — переходите в личку. Бывает, что все это уместно, когда другим людям важно быть в курсе того, что обсуждается. Но есть еще вариант: когда два человека обсуждают это что-то важное лично, а об итогах пишут в общем чате.

— А материться при большом количестве участников прилично?

— Здесь тоже многое зависит от корпоративной культуры. Если вы работаете в студии Артемия Лебедева, вопросов не будет вообще. Могу сказать, что материться в групповом чате опасно: мы можем не совсем понимать, кто еще читает наши сообщения. Человек вырвет слово из контекста, покажет другому, кто принимает решения, а это потом очень сильно скажется на вашей репутации.

— Что насчет критики коллег в общем чате?

— Если мы критикуем письменно при других людях, то либо нарываемся на конфликт и нарушение отношений, либо возникнет ситуация, что человек промолчит, затаит обиду и спустит все на тормозах. Если мы хотим, чтобы критика была эффективной, все проблемы нужно проговорить один на один и вживую. Языковые средства в чате очень ограничены, а при визуальном контакте человек слышит вашу интонацию и понимает, с какой целью вы его критикуете. Тем более когда речь идет о разных поколениях. Например, поколения X и Y могут ставить точки, а Z воспринимает их негативно. Я даже всегда стараюсь смягчать сообщение эмодзи, чтобы подчеркнуть доброжелательность.

— Бывает, что партнеры переводят отношения из рабочих в личные, подписываясь на приватные аккаунты в инсте. Если я не подпишусь, это может как-то повлиять на деловые отношения. Что делать в таких случаях?

— Правильного ответа здесь нет. Скорее всего, если человек подписывается, он желает перевести бизнес-отношения в другое пространство. Мы понимаем, что такая ситуация в принципе может случиться, нужно сделать так, чтобы за аккаунт не было стыдно. Или делать его закрытым. Так вы показываете, что он семейный или для друзей, подписываться вы ни на кого не обязаны.

Библиотека Onliner: лучшие материалы и циклы статей

Наш канал в Telegram. Присоединяйтесь!

Быстрая связь с редакцией: читайте паблик-чат Onliner и пишите нам в Viber!